Der Höhepunkt eines jeden Awards: die Preisverleihung. Solche Events sind bestens geeignet, um die Sieger und sich als Veranstalter bekannter zu machen. Doch ein guter Event will genau geplant sein.

Ob 10, 50 oder 500 Gäste: Auch mit einem kleinen Budget lassen sich kleine und große Events erfolgreich planen und durchführen. Das Magazin starting-up gibt in seiner aktuellen Ausgabe (März/April/Mai 2009) einen Überblick über den gelungenen Event-Fahrplan.

1. Schritt: Ziele definieren
Erarbeiten Sie die konkreten und messbaren Ziele, die Sie mit dem Event bei Ihrer Zielgruppe erreichen wollen. Dabei können Ziele ganz unterschiedlich sein, zum Beispiel:

• Erhöhung der Bekanntheit
• Imagetransfer von Event auf das Unternehmen
• Akquise von Aufträgen und Lobbyarbeit
• Preisverleihung an Wettbewerbssieger

Wichtig: Die Wirkung entsteht im Kopf des Teilnehmers. Sie kann nur dann eintreten, wenn zum Veranstaltungszeitpunkt alle Vorbereitungen erfolgreich abgeschlossen worden sind und die Erwartungen der Teilnehmer getroffen werden.



2. Schritt: Eventidee finden
Werden Sie kreativ: Entwickeln Sie eine außergewöhnliche und für die Zielgruppe reizvolle Eventidee.

3. Schritt: Event planen
Überlegen Sie genau, was wann und von wem zu tun ist. Denken Sie dabei an die verschiedenen Bereiche einer Veranstaltung, zum Beispiel Logistik, Marketing und Catering.

4. Schritt: Finanzplan aufstellen
Ermitteln Sie, mit welchen Kosten die Veranstaltung verbunden ist. Unterschieden Sie dabei zwischen fixen Kosten und von der Teilnehmerzahl abhängigen Kosten.

5. Schritt: Zeit- und Projektplan erstellen
Was muss in welcher Reihenfolge getan werden, ist der nächste Schritt. Gehen Sie bei Ihren Überlegungen dabei rückwärts durch die Planung.

6. Schritt: Entscheidung treffen
Prüfen Sie, ob Nutzen und Kosten des Events im richtigen Verhältnis zueinander stehen.

7. Schritt: Event vorbereiten
Bearbeiten Sie die verschiedenen Arbeitspakete aus dem Projektplan. Koordinieren Sie Zulieferer und Helfer.

8. Schritt: Event durchführen
Planen Sie vor Ort genügend Zeit für Gespräche mit Kunden, Partners usw. ein. Der Event-Ablauf:

• Anreise
• Einlass
• Begrüßung
• Beginn
• Kennenlernen
• Aufwärmen
• Highlights (besondere Gäste, Aktionen, Effekte usw.)
• Event-Ende



9. Event nachbereiten
Auch nach der Veranstaltung wartet weitere Arbeit. Planen Sie Ressourcen für den Abbau und die Nachbereitung ein.

10. Event auswerten
Bitten Sie Teilnehmer und Partner um konstruktives Feedback. Aus der Auswertung können Sie für kommende Events dazulernen.

So binden Sie Sponsoren und Partner ein
Umso attraktiver das Event, umso leichter lassen sich Partner dafür finden. Diese können Sie in die Event-Organisation und -Finanzierung mit einbinden. So gehen Sie dabei vor:

• Erstellen Sie eine Liste potenzieller Partner. Diese sollten an der gleichen Zielgruppe interessiert sein.
• Arbeiten Sie aus, welche Leistungen Sie für welche Gegenleistung anbieten.
• Wägen Sie ab, welche Chancen und Risiken in einer Kooperation liegen.
• Sprechen Sie potenzielle Partner mit vielen konkreten Informationen an.
• Beschreiben Sie, wie die Partner vor Ort eingebunden sind und was Sie im Rahmen der Kommunikation für den Partner tun können.
• Sorgen Sie für eine gute Betreuung der Partner vor, während und nach dem Event.
• Achten Sie bei konkreten Vereinbarungen auf die Schriftform, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Laden Sie den Partner zur Nachbesprechung ein und schaffen Sie so die Basis für eine weitere Zusammenarbeit.


^{* Teaserbild: Aftershow-Party des Deutschen Gründerpreises (Foto: biz-AWARDS).}