Bei Qualitätspreisen scheitern gute Projekte oft schon an der Darstellung des Projektes. Denn bewertet wird im ersten Schritt nicht das Projekt selbst, sondern dessen Beschreibung. Autor Udo Schmidt will Teilnehmern dabei helfen, diesen ersten Schritt erfolgreich zu bewältigen.


Selbst als Gutachter (Assessor) und Trainer der Gutachter tätig, beschreibt Schmidt die entscheidenden Kriterien für die Bewerbungsunterlagen. Vom Buch profitieren aber nicht nur Bewerber des Project Excellence Awards (PE Award). Alle Teilnehmer von Qualitätspreisen erhalten Einblicke in die Bewertungsgrundlagen von Assessoren und den Kriterien eines Vor-Ort-Besuches.

Das Buch ist in drei Abschnitte gegliedert. Teil 1 zeigt an einem Fallbeispiel den typischen Ablauf eines Bewerbungsverfahrens. Teil 2 beleuchtet die Erfahrungen eines Teilnehmers bei der Auswahl der Bewerbungsprojekte mit Angaben zu Vorgehen und Aufwand. Teil 3 ist als komplette Checkliste für die Bewerbung gedacht. Sie dient als Textgerüst und Arbeitsdokument für die Datensammlung zum Bewerberprojekt.

Teil 1: Das konkrete Fallbeispiel
Am interessantesten für alle Bewerber ist Kapitel eins. Hier schildert ein fiktiver Bewerber des PE Awards den typischen Ablauf eines Bewerbungsverfahrens. Zwei Punkte sind dabei entscheidend: Wie ist die Denkweise der Assessoren? Und was bedeutet das für den Teilnehmer?

So sollte die Bewerbung unter a nderem als Teilprojekt in den Arbeitsablauf des Unternehmens integriert werden: "Wir definieren unsere Bewerbung zum nächsten […] Award als Teilprojekt. Frau Antje Fragnach […] hat eingewilligt, die neue Teilprojektleitung zu übernehmen", heißt es in der fiktiven Beschreibung.

Von der Informationsphase bis zum Vor-Ort-Besuch
Grundlage jeder Bewerbung ist die Informationsphase. Dazu gehört das Beschaffen der formalen Bedingungen für die Ausschreibung (Mindestanzahl der Mitarbeiter, Aufwand an Personentagen) genauso wie das Filtern der Quellen (Ansprechpartner, Assessoren usw.) und der inhaltlichen Einflussfaktoren (Haupt- und Unter-Kriterien).

Auf dieser Basis wird die Bewerbungsunterlage erstellt. Der Text sollte sich auf die Schilderung wahrheitsgemäßer Sachverhalte beschränken. Assessoren bewerten keine Ideen, Absichten, Pläne oder erwartbare Ergebnisse. Gegliedert wird am besten nach den Begriffen und Bewertungstabellen des angelegten Qualitätsmodells.

Ist der Bewerbungsschritt gelungen, kommen die Assessoren bzw. die Gutachter zu einem Vor-Ort-Besuch in das Unternehmen. Auch dafür sollte eine Agenda aufgestellt werden, bestehend aus:

• Einleitung (Begrüßung, Ziele, Vorgehen), formale Bedingungen für den Award
• Verstehen der Assessoren (Selbstverständnis, Erwartungen)
• Verhalten der Teilnehmer (Vorstellungen, Fragen, wer beantwortet was)
• Agenda der Assessoren (Frageliste, Analyse der Bewerbung)
• Vor-Ort-Besuch: Vorbereitung, Einladung, Unterbringung, Tagungsräume, Catering usw.

Teil 2: Der Erfahrungsbericht
Neben der Bewerbung zählt natürlich auch das ausgewählte Projekt für den erfolgreichen Auftritt im Wettbewerb. Mit welchem Aufwand bei der Projektauswahl zu rechnen ist, zeigen die 13 Seiten des zweiten Kapitels.

Am Beispiel eines Erfahrungsberichtes der T-Systems wird dargestellt, wie aus den möglichen Projekten diejenigen ausgewählt werden, die am Projekt Excellence Award teilnehmen.

Teil 3: Der Rote Faden
Wer keinen Leitfaden für das Sammeln von Informationen und das Schreiben der Bewerbung hat, verwendet am besten das Arbeitsdokument im dritten Kapitel, dem umfangreichsten Teil des Buches. Das Arbeitsdokument enthält ein komplettes Textgerüst für den PE Award: vom Zusammenstellen der Informationen über das Formulieren der Bewerbung bis hin zur Darstellung der Projektergebnisse.

Die Checkliste kann auch bei anderen Qualitätspreisen angewandt werden. Angepasst werden müssen dafür zwei Bereiche: die Kriterien des Awards und die formalen Bedingungen.


Leseproben
Seite 19: "Wir müssen wissen, wie die Assessoren des Preises denken. Nur dann sind wir in der Lage, unsere Bewerbung so zu schreiben, dass diese Assessoren das auch bewerten können!"

Seite 20:
"Denkweise des Assessors, Konsequenzen für uns:
• Wir gliedern die Bewerbung nach dem Modell!
• Wir verwenden die Begriffe des Modells und der Bewertungstabellen!
• Unsere Formulierung kommt den Texten der Assessoren im Feedback-Bericht entgegen!
• Wir fügen viele "Nachweise-Beispiele" ein. […]
• Wir verwenden wann immer möglich LESBARE Bilder / Diagramme! […]
• Wir nutzen die Mitschriften aus den Interviews zur Projektauswahl!"

Das Buch "Hurra, wir sind excellent" kostet 19,50 Euro. Er kann bestellt werden: im Buchhandel, über info@projectprofit.de oder d.lange@gpm-ipma.de zu bestellen.

ISBN: 978-3-924841-34-8


Über Udo Schmidt
Udo Schmidt arbeitet regional im Qualitätspreis des Landes Schleswig-Holstein, national im Project Excellence Award der GPM sowie international im Project Excellence Award der IPMA und. Als Assessor und Lead-Assessor hat er Bewerbungen beurteilt und als Trainer für Assessoren an der Kalibrierung der Teilnehmer mitgewirkt.

Kontakt
Mobil: 0177 / 642 12 35
E-Mail: uehschmidt@aol.com