Der nächste Business-Wettbewerb steht bevor und ein neuer Projekt-Leiter macht sich an die Arbeit. Aber wo hat der alte die Unterlagen gelassen? Spätestens beim Stöbern durch die Aktenberge wird Ihnen klar: Beim Informations-Management hapert es an allen Ecken und Enden.


Wer Wissen nicht verwertet, verliert
In Kleinbetrieben seien Wege kurz und Informationen schnell bei allen Mitarbeitern, berichtet das Mittelstandsportal ebigo.de. Bei einem Mittelständler mit 80 Beschäftigten habe dagegen kaum ein Mitarbeiter mehr Einblick in alle Arbeitsbereiche. Das Problem: Wie kommen Mitarbeiter an wichtige Informationen, zum Beispiel über Kundenkontakte oder über Qualifikationen von Kollegen, die für ein Projekt benötigt werden?

Gerade wenn das Wissen mit einem Mitarbeiter die Firma verlässt, helfen laut ebigo.de oft nur zeitaufwändige Recherchen und mitunter peinliche Rückfragen beim Kunden – mit Folgen: Eine Studie des Marktforschungsinstituts IDC habe die Verluste der 500 größten Unternehmen der Welt auf jährlich 24 Milliarden Dollar beziffert – weil sie das Wissen ihrer Mitarbeiter nicht optimal verwerten.

Dabei ist das Sammeln, Aufbereiten und Zugänglichmachen von Mitarbeiter-Know-how laut ebigo.de keine große Herausforderung. Für Wissensmanagement auf höchster Stufe biete der Software-Markt dutzende Lösungen in allen Größenordnungen. Aber auch finanziell schwächere Unternehmen könnten das Wissen ihrer Mitarbeiter einfach archivieren – etwa mit Weblogs und Wikis.

Blog around the Klog
Auch hierzulande erkennt man ebigo.de zufolge, dass Weblogs Nutzen bringen – bei geringem Aufwand. Immer mehr Unternehmen beginnen, solche Tools zur Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern einzusetzen.

Dabei gibt es unterschiedliche Formen von Weblogs: Für das interne Wissensmanagement eignen sich beispielsweise Knowledge-Blogs, auch "Klogs" genannt. Das sind zumeist im Intranet geführte Blogs, die als Erfahrungsspeicher eines Unternehmens dienen.

Mitarbeiter archivieren dort Wissen wie Projekt- und Kundeninformationen, Meeting-Protokolle oder Lerninhalte aus Tagungen oder Seminaren. Alle Mitarbeiter des Unternehmens können auf dieses Wissen zugreifen, es kommentieren oder ergänzen und mit dem Autor des Blogs kommunizieren.

Darüber hinaus lassen sich Blogs auch als Kommunikationsinstrumente nach außen nutzen: Service-, Produkt- oder Marken-Blogs eignen sich zur Präsentation von Produkten, die dann von den Kunden direkt kommentiert und bewertet werden können.

In Themen-Blogs können sich Unternehmen als Experten in Bereichen positionieren, die für sie relevant sind – ein Pharmahersteller beispielsweise durch einen Blog über Gesundheitsthemen. Aber auch ein individuelles Weblog – etwa des Geschäftsführers – kann Kunden mit persönlichen Einblicken näher an ein Unternehmen binden.

WIKInger wissen mehr
Ähnlich wie Knowledge-Blogs funktionieren ebigo.de zufolge Wikis – offene Autorensysteme, die die gesamte Generierung und Verwaltung einer Website übernehmen. Dabei könnten die einzelnen Seiten von allen Benutzern bearbeitet, gelöscht, hinzugefügt oder verändert werden. Das prominenteste Beispiel sei die Online-Enzyklopädie "Wikipedia", an der täglich tausende von Internet-Nutzern arbeiten und ihr Wissen einbringen.

Im Unternehmensalltag könnten Wikis zum Beispiel beim Kommunizieren und Dokumentieren von Projekten eingesetzt werden, bei der Entwicklung von Konzepten oder beim Aufbau von Online-Communities. Die Autoren benötigten dabei keinerlei HTML-Kenntnisse und die Verlinkung der einzelnen Seiten erfolge in der Regel automatisch.

Barrierefrei heißt nicht ohne Barrieren
Ebigo.de rät, die Vorteile neuer Wissenssysteme den Mitarbeitern genau darzulegen und diese während des gesamten Projekts einzubeziehen – etwa durch Seminare, Workshops und Mitarbeiter-Befragungen. Tools wie Weblogs und Wikis eigneten sich dabei als Eisbrecher gegen die Skepsis der Mitarbeiter. Wenn die Vorteile offensichtlich werden, gewinne der Prozess an Eigendynamik.

Dann lauere allerdings eine andere Gefahr: Habe die Belegschaft erst einmal Geschmack gefunden, kann das Zufügen von Informationen aus dem Ruder laufen. Die Folge: unkontrollierter Wildwuchs in den Wissens-Datenbanken. Darum ist ebigo.de zufolge ein kontinuierliches Überprüfen der Inhalte für Unternehmen ebenso Pflicht wie das Löschen unwesentlicher Inhalte.

Wie bei einer Website sollten Unternehmen ihre internen Wissensanwendungen regelmäßig mit Statistik-Tools kontrollieren. Nur durch Auswertung der Tops und Flops lasse sich das System fortlaufend optimieren. Denn wie bei jeder Interaktiv-Anwendung gelte: Nur eine attraktive Plattform ist eine gute Plattform.

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Fotoquelle: Claudia Hautumm / PIXELIO